Meer werknemers op de fiets, hoe regel je dat fiscaal het beste? 

Fietsen is gezond, goed voor de omgeving en een voordelig alternatief voor de auto. De overheid biedt diverse gunstige regelingen die fietsen aantrekkelijk maken. We hebben de mogelijkheden voor jou op een rij gezet.

• Optie 1: Vergoed fietskilometers

Als werkgever mag je je werknemer zakelijke kilometers, waaronder het woon-werkverkeer vergoeden. Deze vergoeding is onbelast met een maximum van € 0,19 per kilometer. Het maakt hierbij niet uit welk vervoermiddel de werknemer kiest: met de fiets, het OV of de auto. Werknemers kunnen de reiskostenvergoeding gebruiken om een fiets aan te schaffen of te leasen. 

• Optie 2: Een fiets van de zaak

1. Koop

Elk bedrijf mag voor haar werknemers een fiets kopen of leasen. Bij koop kunnen de aanschafkosten over 5 jaar worden afgeschreven met een restwaarde van 10%. Alle overige kosten zoals verzekering, onderhoud en accessoires e.d. zijn direct aftrekbaar. De BTW-aftrek is bij de aanschaf van een fiets beperkt tot € 130. Bij een aanschafprijs van meer dan € 749 kun je niet alle BTW aftrekken.

2. Lease 

Je kunt er als bedrijf ook voor kiezen een fiets te leasen voor een of meerdere werknemers. Je least (huurt) een fiets voor een vaste periode voor een vast bedrag per maand. Zowel werkgever als werknemer worden geen eigenaar van de fiets. De leasekosten zijn voor de werkgever aftrekbaar. Overige kosten voor onderhoud en accessoires e.d. zijn ook direct aftrekbaar. Dat geldt ook voor de BTW.

Regels voor fiets van de zaak 

De werknemer mag zowel zakelijke kilometers en woon- werkverkeer op de fiets afleggen als privé-kilometers. In ruil hiervoor betaalt de werknemer een jaarlijkse fiscale bijtelling van 7% van de consumentenadviesprijs. Dit geldt ook als de werknemer de fiets van de zaak privé niet gebruikt.

Komt een werknemer niet iedere dag met de fiets van de zaak naar het werk? Dan mag je als werkgever de reiskosten voor OV of de auto onbelast vergoeden met een maximum van € 0,19 per kilometer. Of een werknemer hier recht op heeft, is afhankelijk van CAO en individuele arbeidsvoorwaarden. 

• Optie 3: Leen renteloos aan je werknemer 

Wil je werknemer een fiets kopen, dan kun je dit financieel makkelijker maken met een lening. Normaal dient voor leningen tussen werkgevers en werknemers een zakelijke rente in rekening te worden gebracht. Voor een (elektrische) fiets geldt dit niet, dit mag zonder rente. Wel is van belang dat je als werkgever met de medewerker afspreekt hoe en wanneer wordt afgelost, bij voorkeur schriftelijk. De werknemer mag naast de lening nog een onbelaste reiskostenvergoeding van 19 cent per kilometer ontvangen. Hiervan kan de maandelijkse afbetaling geregeld worden.

De renteloze lening valt niet onder de werkkostenregeling en gebruikt daardoor geen vrije ruimte.

• Optie 4: Laat je werknemer van brutoloon een fiets kopen 

Met de werkkostenregeling (WKR) kun je een deel van het totale fiscale loon onbelast besteden aan je werknemers. Je kunt daar bijvoorbeeld het kerstpakket van aanschaffen, maar je kunt ook kiezen voor een fiets. Het bedrag waarbij dit onbelast kan, noemen we de vrije ruimte. 

Hoeveel vrije ruimte heb je als bedrijf?

Deze ruimte is 3,0% van de totale loonsom tot € 400.000 + 1,2% van de loonsom boven de € 400.000. Deze vrije ruimte is in 2020 verhoogd met 1,3% van de totale loonsom over de eerste € 400.000 om negatieve economische gevolgen van de coronacrisis tegen te gaan. De werkkostenregeling mag niet meer dan 30% afwijken van hetgeen gebruikelijk is. Een vrije ruimte van € 2.400 per persoon per jaar beschouwt de Belastingdienst in ieder geval als gebruikelijk. Voor vergoedingen boven de wettelijke vrije ruimte, geldt een 80% eindheffing. 

Cafetariamodel

Niet iedere werknemer is gelijk. Je kunt het pakket aan arbeidsvoorwaarden optimaal afstemmen op de wensen van je medewerkers in een zogeheten cafetariamodel. Stel, een van jouw werknemers wil graag een fiets. Hij wil daarvoor wat brutoloon, vakantiegeld of een 13e maand inleveren. In dat geval moet de volledige factuurwaarde van de fiets ten laste van de vrije ruimte gebracht worden. Let wel op: je werknemer heeft na deze keuze een lager brutoloon. Dit heeft gevolgen voor eventuele toeslagen, opbouw pensioen, werknemersverzekeringen en dergelijke. De waarde van de fiets wordt namelijk in mindering gebracht op het loon. Dit nadeel geldt niet als de werknemer vakantiedagen inlevert voor de fiets.