Terugblik webinar 'Fietslease voor gemeenten: hoe pak je dat aan?'

Hoe om te gaan als je gebonden bent aan aanbestedingsregels?

Gemeenten hebben vaak te maken met aanbestedingsregels, waar (commerciële) bedrijven en organisaties die verplichting niet hebben. 

• Moet een gemeente de leasefietsregeling wel of niet aanbesteden?

  Het antwoord op deze vraag is afhankelijk van de aanbestedingsregels van de desbetreffende gemeente en de inschatting van het aantal medewerkers dat van de regeling gebruik gaat maken. Indien de geraamde opdrachtwaarde over de totale loopduur van de (raam)overeenkomst met de leasemaatschappij de drempel voor Europees openbaar aanbesteden overschrijdt (momenteel 221.000 euro ex btw), dan is de gemeente verplicht om de (raam)overeenkomst Europees openbaar aan te besteden. Men moet er rekening mee houden dat er sprake is van een overeenkomst tussen de gemeente en de leasemaatschappij en niet tussen de leasemaatschappij en de eindgebruiker. Aangezien daardoor de gemeente de factuur betaalt, heeft zij ook – als aanbestedende dienst – een aanbestedingsplicht. Blijft de geraamde waarde onder de genoemde drempel, dan kan de gemeente de (raam)overeenkomst naar regels van haar eigen inkoopbeleid onderhands aanbesteden. Op basis van het verwachte aantal deelnemers heeft de gemeente Sittard-Geleen in 2022 besloten om de fietsleaseregeling aan te besteden. Nick Cruts, adviseur Inkoop, heeft het traject begeleid en deelt handige tips voor gemeenten die de fietsleaseregeling gaan aanbesteden!

• Handige tips voor gemeenten in geval van een aanbesteding
  • Tip 1: maak vooraf keuzes, houd hieraan vast en laat je niet afschrikken door (negatieve) reacties in de inlichtingenronde.
  • Tip 2: beweeg echter ook mee waar noodzakelijk. Het vasthouden aan levertijden die niet haalbaar zijn, komt de samenwerking niet ten goede.
  • Tip 3: zoek een aanbieder die genoeg ervaring heeft en je ondersteunt bij het opstellen van de contracten en het aanbieden van promotiemiddelen.
  • Tip 4: weeg niet te zwaar aan de prijs (20%). Uiteindelijk wordt de exacte prijs toch pas in de uitvoeringsfase bepaald en is deze afhankelijk van de keuze van de eindgebruiker voor de fiets die hij wilt. Om te voorkomen dat een ‘hoofdprijs’ moet worden betaald, kun je wel als eis stellen dat de leasemaatschappij zich bij het vaststellen van de prijs, altijd moet baseren op de database consumentenadviesprijs (www.bijtellingfietsvandezaak.nl). Bijkomend voordeel is dat de Belastingdienst zich ook op deze database baseert ten aanzien van de bijtelling. De kwaliteit van de dienstverlening is het meest belangrijk.
  • Tip 5: houd rekening met het specifieke karakter van lease. De algemene inkoopvoorwaarden zijn meestal niet alomvattend genoeg.
  • Tip 6: beschrijf duidelijk wat je verstaat onder fietslease en welke componenten onder de leaseregeling vallen.
  • Tip 7: stem de looptijd van de (nadere) overeenkomst voor de lease van een fiets af op wat gebruikelijk is in de leasemarkt voor fietsen: 36 maanden. De raamovereenkomst zelf op basis waarvan deze (nadere) overeenkomsten kunnen worden gesloten, kan gewoon 48 maanden lopen.
  • Tip 8: uniformeer bedragen en de aangeboden verzekeringen, zoals de hoogte van het eigen risico en de pechhulpverzekering. Daardoor ontstaat er duidelijkheid en financiële zekerheid voor de medewerker.

Q&A’s tijdens het webinar

• Voor welke aanbieder heeft de gemeente Sittard-Geleen gekozen?

  De gemeente koos voor een gespecialiseerde aanbieder van fietslease, t.w. Lease a Bike.

• Waarom koos Sittard-Geleen niet voor een werkgeversbijdrage op het leasebedrag?

  De gemeente heeft ervoor gekozen om de besparing op de afdracht aan sociale lasten in te zetten als werkgeversbijdrage bij bedrijfsfitness. 

• Mag de medewerker die deelneemt aan de leasefietsregeling gebruik maken van de mogelijkheid tot uitruil van brutoloon voor een reiskostenvergoeding?

  De werkgever legt in een addendum bij de arbeidsovereenkomst vast dat er geen uitruil mogelijk is voor de dagen waarop de medewerker met de leasefiets naar het werk reist. Voor de overige dagen waarop de medewerker met een ander vervoermiddel naar het werk reist, blijft de mogelijkheid van uitruil bestaan. Dit gebeurt op basis van vertrouwen. 

• Hoeveel werkgevers geven wel een werkgeversbijdrage op fietslease?

  90% van de werkgevers die een fietsleaseregeling aanbieden, geven een werkgeversbijdrage. Meestal kostenneutraal, maar er zijn ook werkgevers die een hogere werkgeversbijdrage geven.

• Hoeveel medewerkers maken normaal gebruik van een fietsleaseregeling?

  Gemiddeld maken bij werkgevers, die een kostenneutrale werkgeversbijdrage verstrekken, na drie jaar ongeveer 20% van de medewerkers gebruik van de regeling.

• Mag de leasefiets ook privé worden gebruikt?

  Ja, dat mag. Daarvoor geldt een vaste bijtelling van 7% (op jaarbasis) van de consumentenadviesprijs. Daarmee heeft de medewerker het recht op privégebruik.

• Draagt de leasefiets bij tot minder autoritten naar het werk?

  Het antwoord hierop kan binnenkort door veel werkgevers met een fietsleaseregeling zelf worden gegeven. Als gevolg van de op 1 juli jongstleden ingevoerde rapportageverplichting CO2-reductie werkgebonden personenmobiliteit, zijn werkgevers met meer dan 100 medewerkers in dienst verplicht de jaarkilometers per type vervoermiddel te rapporteren. Daardoor krijgen werkgevers steeds meer inzicht in het woon-werkverkeer én het gebruik van de leasefiets.

• Wat is het voordeel voor de werkgever om voor fietslease te kiezen ten opzichte van het oude fietsplan?

  Het fietsplan gaat volledig ten laste van de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling. Doordat de vrije ruimte beperkt is, kiezen veel werkgevers ervoor om het aanschafbedrag van het fietsplan relatief laag te houden (bijvoorbeeld € 749,- met uitschieters tot € 1.500,-). In sommige gevallen kiezen werkgevers er ook voor om het aantal deelnemers aan het fietsplan jaarlijks te beperken totdat de vrije ruimte is ‘opgebruikt’. Een fietsleaseregeling valt volledig buiten de werkkostenregeling.

• Wat is het voordeel voor de medewerker om voor fietslease te kiezen ten opzichte van het oude fietsplan?

  Daardoor dat werkgevers ervoor kunnen kiezen geen maximum te stellen aan de aanschafwaarde van de leasefiets, kunnen de 36 maandelijkse leasetermijnen met het brutoloon worden verrekend. Daardoor kan het bruto-nettovoordeel 30% hoger uitvallen dan in geval van het ‘oude’ fietsplan van € 749,-.

• Wie betaalt de resterende leasetermijnen als een medewerker uit dienst gaat?

  In het geval van voortijdige beëindiging van het dienstverband (binnen de 36 maanden) worden de resterende leasetermijnen op het nettosalaris van de medewerker ingehouden.